Polityka Prywatności MUTEDATA

POLITYKA PRYWATNOŚCI MUTEDATA

Wersja: 2.0 Data wejścia w życie: 28.10.2026 Dotyczy: rozszerzenia MUTEDATA do przeglądarki Chrome, aplikacji desktopowej MUTEDATA (Windows / macOS) oraz serwisu internetowego mutedata.pl

Kto jest administratorem Twoich danych?

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, w jakim celu i w jaki sposób są one przetwarzane, jest:

SUDVID AUTOMATE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Prof. Władysława Szafera 5/32, 31-543 Kraków KRS: 0001117238 | NIP: 5253011278 | REGON: 529204948

Zwana dalej „MUTEDATA", „my" lub „Administratorem".

Kontakt w sprawach prywatności: e-mail: privacy@mutedata.pl adres: ul. Prof. Władysława Szafera 5/32, 31-543 Kraków

Co robi MUTEDATA i jak działa ochrona danych?

MUTEDATA to narzędzie chroniące dane wrażliwe przed wysłaniem do zewnętrznych systemów sztucznej inteligencji. Działa w dwóch postaciach:

Rozszerzenie przeglądarki (wtyczka Chrome): monitoruje pola tekstowe i formularze wysyłania plików w narzędziach AI dostępnych przez przeglądarkę (np. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot) oraz w poczcie elektronicznej online. Analiza uruchamia się w chwili wklejenia treści do obsługiwanego pola (Ctrl+V / Cmd+V), dołączenia pliku do wiadomości lub formularza oraz przy próbie wysłania treści. Narzędzie sprawdza wtedy, czy wiadomość lub plik zawiera dane wrażliwe, i zależnie od ustawień zastępuje je bezpiecznymi znacznikami zastępczymi albo blokuje wysyłkę. Samo skopiowanie treści do schowka nie uruchamia analizy.

Aplikacja desktopowa: działa bezpośrednio na poziomie systemu operacyjnego i sprawdza dane w chwili ich wklejania (Ctrl+V / Cmd+V) do aplikacji zainstalowanej na urządzeniu, w tym do desktopowych wersji narzędzi AI (np. ChatGPT Desktop, Copilot, Claude Desktop), a także przy dołączaniu plików do wiadomości i formularzy. Skopiowanie treści do schowka (Ctrl+C / Cmd+C) nie uruchamia analizy.

Kluczowa zasada ochrony prywatności: Cała analiza treści, czyli wykrywanie danych wrażliwych i ich zastępowanie, odbywa się wyłącznie na Twoim urządzeniu, a jej wyniki są trwale usuwane po zakończeniu sesji. Żadne przetwarzane treści, dokumenty, wiadomości ani wykryte dane wrażliwe nigdy nie są przesyłane na serwery MUTEDATA.

Jakie dane zbieramy i dlaczego?

Dane rejestracyjne i konta (dotyczy administratorów organizacji)

Dane pracowników dodanych przez administratora

Organizacja jako pracodawca jest zobowiązana do poinformowania pracowników o korzystaniu z MUTEDATA i o zakresie danych przetwarzanych w ich imieniu.

Dane techniczne urządzeń

Jeden użytkownik może korzystać z MUTEDATA jednocześnie na maksymalnie 3 urządzeniach i 8 profilach przeglądarki. Po osiągnięciu tego limitu zalogowanie się na kolejnym urządzeniu lub w kolejnym profilu wymaga zgody administratora organizacji.

Reguły konfiguracyjne i ustawienia ochrony

Administrator organizacji definiuje reguły działania narzędzia dla swoich pracowników (tryb ochrony, chronione kategorie danych, własne słowa kluczowe). Te reguły są przechowywane na serwerach MUTEDATA wyłącznie po to, aby synchronizować ustawienia między urządzeniami pracowników. Nie zawierają one żadnych chronionych treści ani danych wrażliwych.

Administrator może również udostępnić pracownikom wewnętrzne polityki firmy do zapoznania; dokumenty te są przesyłane i przechowywane na serwerach MUTEDATA tylko przez czas aktywnej subskrypcji.

Dane statystyczne użytkowania (anonimowe liczniki)

Zbieramy anonimowe dane o sposobie korzystania z narzędzia, widoczne w panelu administratora:

• ile razy użytkownik zdecydował się wysłać dane mimo ostrzeżenia narzędzia,
• do jakiego zewnętrznego serwisu AI dane zostały wysłane,
• czy ten serwis jest opłacany przez organizację czy jest prywatnym/publicznym kontem użytkownika,
• jakie reguły zdefiniowane przez administratora zostały naruszone lub wykryte.

Te dane nie zawierają treści wiadomości, dokumentów ani zidentyfikowanych danych wrażliwych. Stanowią wyłącznie liczniki i kody identyfikujące narzędzia zewnętrzne, a nie ich użytkowników.

Zgłoszenia i komunikacja przez panel administracyjny

Jeśli administrator lub pracownik skorzysta z funkcji zgłaszania problemów, błędów lub wniosków o nowe funkcje przez panel MUTEDATA, zbieramy:

• treść zgłoszenia,
• adres e-mail zgłaszającego,
• datę i czas zgłoszenia.

Dane te służą wyłącznie do obsługi zgłoszenia i mogą być przechowywane przez okres niezbędny do jego rozwiązania, nie dłużej jednak niż 2 lata.

Dane płatności

Płatności realizuje zewnętrzny operator Stripe, Inc. MUTEDATA nie przechowuje numerów kart płatniczych. Za przetwarzanie danych płatniczych odpowiada Stripe zgodnie z własną polityką prywatności: stripe.com/privacy.

Program partnerski

Partner widzi wyłącznie zagregowane liczby subskrypcji i nie ma dostępu do danych osobowych (e-mail, nazwa organizacji) poleconych klientów.

Czego nie robimy: gwarancje

MUTEDATA nigdy nie przesyła, nie przechowuje i nie przetwarza na swoich serwerach:

• treści wpisywanych przez Ciebie wiadomości, promptów ani e-maili,
• plików i dokumentów przetwarzanych przez narzędzie,
• danych wrażliwych wykrytych podczas analizy (np. numerów PESEL, NIP, IBAN, imion, adresów, danych medycznych, haseł i kluczy dostępu),
• odpowiedzi generowanych przez zewnętrzne systemy AI,
• treści, które zostały zablokowane przez narzędzie,
• informacji pozwalających przywrócić oryginalne dane w trakcie sesji (zob. sekcja 5).

Twoje dane i treści pozostają Twoją własnością lub własnością Twojej organizacji. Nie wykorzystujemy ich do rozwijania, ulepszania ani uczenia naszych usług, ani usług innych firm.

Jak działa anonimizacja

Gdy MUTEDATA wykryje w Twojej wiadomości lub dokumencie dane wrażliwe (np. imię klienta, numer PESEL, numer konta), zastępuje je tymczasowymi znacznikami zastępczymi. Na przykład „Jan Kowalski" staje się „[OSOBA_1]", a numer PESEL staje się „[PESEL_1]". AI, do której wysyłasz wiadomość, widzi tylko te znaczniki, a nie oryginalne dane.

Przez czas sesji, wyłącznie na Twoim urządzeniu, MUTEDATA pamięta, który znacznik odpowiada którym danym (na przykład że „[OSOBA_1]" to Jan Kowalski). Dzięki temu po naciśnięciu „Przywróć dane" zobaczysz odpowiedź AI z oryginalnymi danymi.

Kiedy zamkniesz kartę przeglądarki lub zakończysz sesję, te informacje są trwale i nieodwracalnie usuwane z Twojego urządzenia. Po tym zdarzeniu nie może ich odtworzyć ani MUTEDATA, ani Ty. Po zamknięciu karty nie da się już przywrócić oryginalnych danych w odpowiedzi AI.

Skuteczność ochrony i jej granice

Moduł detekcji danych wrażliwych MUTEDATA osiąga skuteczność wykrywania na poziomie 94% dla typowych przypadków. Oznacza to, że w pewnych sytuacjach, szczególnie gdy dane zostały zapisane w niestandardowy sposób, narzędzie może nie wykryć wszystkich chronionych informacji.

MUTEDATA nie gwarantuje wykrycia danych wrażliwych, które zostały:

• celowo zmienione w sposób utrudniający ich wykrycie, w tym przez zmianę ich postaci lub układu,
• zawarte w formatach plików lub na platformach nieobsługiwanych przez narzędzie.

Zasady odpowiedzialności za dane, które nie zostały wykryte w takich sytuacjach, określa Regulamin Usługi.

Tryb ograniczonej ochrony

Gdy Twoja licencja wygasła lub jesteś wylogowany z narzędzia, MUTEDATA przechodzi w tryb ograniczonej ochrony: wykrywa potencjalnie ryzykowne sytuacje i informuje o nich zgodnie z ustawieniami domyślnymi, ale nie anonimizuje ani nie blokuje wysyłanych treści. Stan ten jest wyraźnie widoczny w interfejsie, a wskaźnik nieaktywnej ochrony jest wyświetlany przez cały czas.

Marketing bezpośredni, newsletter i analityka

Informacje o naszych własnych i podobnych usługach

Jeżeli jesteś naszym klientem albo osobą kontaktową po stronie klienta, możemy przesyłać Ci informacje o nowościach, zmianach i ofertach dotyczących usług MUTEDATA. Informacje te obejmują wyłącznie nasze własne i podobne usługi. Nie promujemy w nich ofert podmiotów zewnętrznych.

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z motywem 47 RODO). Nie zbieramy na to odrębnej zgody, ponieważ przepisy jej w tym przypadku nie wymagają. O takim przetwarzaniu informujemy przy rejestracji konta oraz w każdej wysyłanej wiadomości.

Na podstawie jakich danych dopasowujemy treści? Wyłącznie na podstawie danych konta (nazwa organizacji, branża, liczba użytkowników, wybrany plan) oraz anonimowych statystyk użytkowania. Nigdy nie wykorzystujemy treści Twoich wiadomości, promptów ani plików; te w ogóle do nas nie trafiają. Dopasowanie treści do profilu organizacji jest profilowaniem o charakterze marketingowym, które nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływa.

Czy przekazujemy dane partnerom? Nie. Nie przekazujemy ani nie sprzedajemy Twoich danych partnerom zewnętrznym. Przesyłanie ofert podmiotów zewnętrznych wymagałoby Twojej odrębnej zgody wskazującej dany podmiot z nazwy.

Newsletter edukacyjny dla osób niebędących klientami

Newsletter z treściami edukacyjnymi i branżowymi (zmiany w przepisach o ochronie danych, zasady bezpiecznej pracy z narzędziami AI) wysyłamy wyłącznie osobom, które samodzielnie się na niego zapisały. Zapis wymaga zaznaczenia osobnego, niezaznaczonego domyślnie pola wyboru oraz potwierdzenia kliknięciem w link przesłany w odrębnej wiadomości (podwójne potwierdzenie).

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgoda na otrzymywanie informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej.

Analityka i doskonalenie produktu

Zagregowane i zanonimizowane wzorce korzystania z narzędzia (np. które funkcje są używane najczęściej, w których narzędziach AI najczęściej pojawiają się ostrzeżenia) analizujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Analiza ta nie służy wysyłaniu ofert.

Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Sprzeciw i rezygnacja

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO). Po wniesieniu sprzeciwu natychmiast zaprzestajemy przesyłania takich informacji i nie badamy, czy nasz interes jest nadrzędny.

Zrezygnować możesz trzema równorzędnymi kanałami:

• przez link „Wypisz się" umieszczony w każdej wiadomości,
• w ustawieniach konta, gdzie dostępny jest osobny przełącznik dla każdego rodzaju komunikacji,
• przez wiadomość na adres privacy@mutedata.pl.

Zgody na newsletter i na analitykę możesz wycofać w dowolnym momencie, równie łatwo, jak zostały wyrażone. Wycofanie zgody ani wniesienie sprzeciwu nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych wcześniej. Prowadzimy rejestr udzielonych zgód, ich wycofań oraz sprzeciwów (data, godzina, treść oświadczenia, kanał), ponieważ musimy być w stanie wykazać ich prawidłową obsługę.

Komunikaty, które nie są marketingiem

Niezależnie od powyższego wysyłamy wiadomości niezbędne do świadczenia usługi: jednorazowe linki logowania, potwierdzenia płatności, powiadomienia o zmianach dokumentów, odpowiedzi na zgłoszenia, komunikaty bezpieczeństwa oraz powiadomienia ustawione przez administratora organizacji. Nie zawierają one treści reklamowych.

Jak długo przechowujemy dane?

Komu przekazujemy Twoje dane?

Przekazujemy dane wyłącznie podmiotom, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania lub którym dane przekazujemy na innej podstawie prawnej. Pełna, aktualna Lista Podwykonawców, czyli firm, które pomagają nam świadczyć usługę i w tym celu mają dostęp do części danych, dostępna jest pod adresem mutedata.pl/podwykonawcy.

Aktualnie dane przekazujemy:

1. Stripe, Inc. (USA) - operator płatności, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji i obsługi subskrypcji.
2. Google Ireland Limited (Irlandia) - analityka ruchu na stronie mutedata.pl (Google Analytics): liczba odwiedzin, źródła ruchu, statystyki geograficzne. Dane zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki analityczne. Transfer danych do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).
3. Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia) - analityka zachowania użytkowników na stronie mutedata.pl (Microsoft Clarity): nagrania sesji, mapy cieplne, analiza kliknięć. Dane zbierane wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki analityczne. Transfer danych poza EOG na podstawie SCC.
4. UAB „MailerLite" (Litwa) - wysyłka wiadomości transakcyjnych (linki aktywacyjne, faktury, powiadomienia o subskrypcji) i marketingowych (informacje o naszych usługach, z których można w każdej chwili zrezygnować, oraz newsletter edukacyjny, jeżeli wyrażono na niego zgodę). Transfer danych poza EOG na podstawie SCC.
5. basalt - autorski system obsługi klienta (CRM) rozwijany i utrzymywany przez SUDVID AUTOMATE sp. z o.o. Przetwarzamy w nim dane kontaktowe, historię zakupów, zgłoszeń i komunikacji oraz dane osób zainteresowanych ofertą. basalt nie jest podmiotem trzecim; dane pozostają pod naszą wyłączną kontrolą i są przechowywane w infrastrukturze hostingowej wskazanej w pkt 6.
6. Dostawcy infrastruktury hostingowej - na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych, gwarantujących co najmniej poziom ochrony wymagany przez RODO. Szczegóły w Liście Podwykonawców na mutedata.pl/podwykonawcy.
7. Organom publicznym - wyłącznie na żądanie, na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Przekazywanie danych poza Unię Europejską

Część naszych podwykonawców i odbiorców danych (m.in. Stripe, Google, Microsoft) ma serwery lub centralę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Każde takie przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, które zapewniają poziom ochrony równoważny z unijnym.

Twoje prawa

Masz prawo do:

• Dostępu - uzyskania informacji, jakie dane przechowujemy, i ich kopii.
• Sprostowania - poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia brakujących danych.
• Usunięcia - żądania trwałego usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne lub gdy wycofałeś zgodę.
• Ograniczenia przetwarzania - tymczasowego wstrzymania przetwarzania w określonych sytuacjach.
• Przeniesienia danych - otrzymania swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwu - wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego uwzględniamy natychmiast i bez badania, czy nasz interes jest nadrzędny (art. 21 ust. 2 RODO).
• Wycofania zgody - w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wnioski kieruj na adres: privacy@mutedata.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni, a w sprawach skomplikowanych do 90 dni, o czym poinformujemy z wyprzedzeniem.

Masz też prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest nim: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony odpowiednie do ryzyka przetwarzania, w tym szyfrowanie przesyłanych danych, bezpieczne przechowywanie haseł oraz ograniczony dostęp do naszych systemów.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może skutkować ryzykiem dla praw lub wolności osób fizycznych, powiadomimy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, a osoby poszkodowane bez zbędnej zwłoki, gdy ryzyko jest wysokie.

Jednorazowe linki logowania (MagicLink)

Administrator organizacji dodaje adres e-mail pracownika w panelu administracyjnym. Każda próba zalogowania się pracownika na nowym urządzeniu lub w nowym profilu przeglądarki powoduje automatyczne wysłanie na ten adres jednorazowego linku logowania (MagicLink). Link jest aktywny przez 15 minut od momentu wysłania i może zostać użyty tylko jeden raz. Po upływie tego czasu kolejna próba logowania powoduje wysłanie nowego linku.

Dodanie, zmiana oraz usunięcie adresu e-mail pracownika należą wyłącznie do administratora organizacji. Adresy e-mail wykorzystywane w tym procesie przetwarzamy tylko w celu uwierzytelnienia dostępu do usługi.

Pliki cookies

Informacje o plikach cookies stosowanych na mutedata.pl znajdują się w odrębnej Polityce Cookies, dostępnej pod adresem: mutedata.pl/cookies

Zmiany Polityki Prywatności

O istotnych zmianach powiadomimy Cię:

• e-mailem na adres przypisany do konta,
• komunikatem przy logowaniu do panelu.

Zmiany wchodzą w życie nie wcześniej niż 14 dni od powiadomienia, chyba że zmiana wynika bezpośrednio z wymogów prawa i musi wejść w życie wcześniej.

Niniejsza Polityka Prywatności wymaga weryfikacji przez radcę prawnego lub adwokata przed opublikowaniem. Nie stanowi porady prawnej.